Come scrivere una lettera d’affari

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La comunicazione nel mondo degli affari australiano è un elemento chiave perché una compagnia possa conseguire dei profitti sostanziosi e divenire rispettata nel suo settore. Per molti impiegati e manager, la lettera d’affari è un rituale quotidiano ed è ciò che può far concludere o sfumare un affare. Ovviamente una lettera scritta bene ha più probabilità di far riuscire l’affare che non una scritta male. Per questo è importante saperlo fare e conoscere i parametri formali che la rendono degna di credibilità e attenzione.

I principali componenti di una buona lettera d’affari

Ecco quali sono gli elementi che in Australia non possono mancare in una lettera d’affari scritta come si deve:

–       indirizzo del mittente;

–       data;

–       indirizzo del ricevente;

–       una formula di saluto efficace e capace di fare una buona prima impressione;

–       la ragione per cui si scrive (il corpo della lettera);

–       la conclusione della lettera;

–       dei riferimenti ai contatti futuri;

–       i saluti finali;

–       eventuali allegati;

–       le iniziali di chi ha materialmente scritto la lettera.

Adesso andiamo ad analizzarli uno per uno nel dettaglio per capire meglio come riempire ciascuna delle etichette che vi abbiamo indicato.

L’indirizzo del mittente

Generalmente questo elemento è già presente sulla carta intestata della compagnia ma se non la usate scrivete il vostro indirizzo in alto a sinistra della pagina, assicurandovi di lasciare tre o quattro centimetri dal bordo superiore. L’indirizzo dovrebbe contenere soltanto la via, la città e il codice postale seguito da un numero di telefono, di fax e un indirizzo email. Il fonti che scegliete dovrebbe essere semplice da leggere ma allo stesso tempo formale. Generalmente il font più utilizzato è il Times New Roman di carattere 12, un font molto tradizionale.

La data

È scontato ma lo diciamo lo stesso: la data indica il giorno in cui la lettera è stata scritta. Se impiegate più giorni per comporla, scrivete la data del giorno in cui avete terminato la composizione. In base al paese in cui vi trovate scegliete il formato adatto per scrivere la data che potrebbe essere MM/GG/AA oppure GG/MM/AA o ancora AA/MM/GG. La data dovrebbe essere collocata una riga sotto l’indirizzo del mittente ed essere giustificata.

L’indirizzo del ricevente

Dopo l’indirizzo del mittente e la data, lasciate una riga libera e poi inserite l’indirizzo del destinatario che dovrebbe essere anch’esso giustificato sulla sinistra. Per gli indirizzi internazionali scrivete il nome del paese alla fine e in lettere tutte maiuscole. Plausibilmente dovreste rivolgervi a una persona specifica e se non avete un nome chiamate la compagnia per sapere a chi indirizzare il vostro scritto. Non dimenticate di includere un titolo personale come singor, signora, dottore (Mr., Ms.; Mrs, Dr.) e via dicendo. Se siete in dubbio a proposito delle preferenze di una donna usate sempre signorina (Ms.)

Il giusto saluto per fare una buona prima impressione

La prima impressione che darete al vostro lettore sarà quella derivata dall’apertura della lettera cioè dal modo in cui lo apostroferete. Innanzitutto assicuratevi che il nome della persona e il suo titolo siano scritti in maniera corretta. Se vi è stato impossibile reperire il nome di una persona reale a cui indirizzare la vostra lettera, usate una formula generica del tipo Gentile signore o Gentile signora  Dear Sir, Dear Madam). Se non siete sicuri del sesso di una persona, usate il nome intero nelle formula di saluto ed evitate il titolo. È quasi superfluo dire che il nome della persona a cui vi rivolgete deve essere lo stesso di quello del destinatario indicato in apertura. Dopo la formula di saluto lasciate una riga bianca.

Il corpo della lettera: perché la state scrivendo

Sono tante le ragioni che possono indurre a scrivere una lettera d’affari, eccone alcune a titolo esemplificativo:

–       richiesta di formazioni;

–       richiesta affinché qualcuno faccia qualcosa;

–       scuse;

–       lamentele.

Scrivere un tipo di lettera piuttosto che un altro ne determina il contenuto oltre che l’incipit. Se dovete soltanto chiedere informazioni potete esordire sia con un ” Potreste cortesemente…” o un “Vi sarei grato/a se…”. Quando dovete dare una cattiva notizia o scusarvi invece, cercate di essere pieni di tatto oltre che educati e date sempre una motivazione per ciò che dite. Ricordate che anche la formattazione ha la sua importanza: il corpo del testo della vostra lettera deve essere compatto e giustificate ma abbiate cura di lasciare una riga bianca tra un paragrafo e l’altro. Evitate di farlo rientrare. La concisione poi è una caratteristica fondamentale: aprite con un saluto rapido e poi andate dritti al dunque. Nel paragrafo successivo fornite dei dettagli che motivino la ragione della vostra lettera. Un terzo paragrafo dovrebbe fornire informazioni aggiuntive e di contorno.

La conclusione di una lettera d’affari

Il paragrafo finale della lettera dovrebbe ripetere il motivo della lettera e, se necessario, chiedere un qualche tipo di azione. Così ad esempio: “Per favore contattateci se avete bisogno di ulteriori spiegazioni” o così “Sarei lieto di incontrarla, dipendentemente dalla sua disponibilità, per discutere ulteriormente la questione”. Se ci sono dei documenti allegati (o che devono essere allegati in risposta), esplicitatelo nell’ultimo paragrafo.

I riferimenti ad auspicabili contatti futuri

Nel paragrafo finale dovreste includere anche dei riferimenti ai possibili incontri futuri: “Spero di incontrarla mercoledì prossimo, tanto per fare un esempio”. 

I saluti finali

Il modo in cui salutate il vostro lettore dipende da che tipo di rapporto avete con lui. Cercate di scegliere il grado di formalità più appropriato in base alla confidenza che vi lega al vostro destinatario. Dopo la formula di saluto inserite una virgola, lasciate quattro righe bianche e poi firmate e scrivete a stampatello il vostro nome e il ruolo che ricoprite.

Gli allegati

Se la vostra lettera include degli allegati, indicatelo con una sigla posta una riga al di sotto della conclusione. Se sono inclusi più documenti fareste bene a elencarli uno per uno per mezzo dei rispettivi titoli.

Le iniziali del dattilografo/a

Se voi siete gli autori della lettera ma qualcun altro la ha materialmente redatta (o voi lo avete fatto per qualcun altro), prima degli allegati dovreste inserire le iniziali dell’esecutore materiale. Chiaramente se voi siete il mittente della lettera e allo stesso tempo colui che la ha materialmente prodotta, potete omettere le iniziali.

Le lettere d’affari professionali vengono redatte secondo dei principi formali che conferiscono ad esse un’aria di uniformità ed eleganza. In ogni caso però, il contenuto è l’aspetto più importante nonché quello che vi garantirà la buona riuscita dell’operazione. La vostra grammatica e la vostra sintassi devono essere impeccabili: è un imperativo. Per questo prima di inviare ciò che avete scritto, rileggetelo due o tre volte e assicuratevi che ogni frase sia corretta, cortese ed educata. Non dimenticate la concisione: i manager non hanno tempo di leggere testi che si perdono in chiacchiere. State tranquilli, se seguite con attenzione i nostri suggerimenti, una lettera di elevata qualità professionale non potrà che essere il risultato del vostro lavoro.

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