Fare una buona presentazione : 3 cose da sapere

E così vi hanno chiesto di fare una presentazione… Che si tratti di una breve introduzione o di più giorni di workshop, ci sono alcune cose che dovete tenere a mente ogni volta che vi trovate a dover pianificare di comunicare di fronte a un pubblico in carne e ossa. Oggi abbiamo tre suggerimenti per voi, vale a dire le tre cose che non potete ignorare se volete imparare a offrire una presentazione efficace.

Le tre cose da sapere 

1. I vostri obiettivi

Perché state preparando questa presentazione? Si, certo, perché qualcuno ve lo ha chiesto ma perché lo ha fatto? Di sicuro ci sono buone probabilità che questo qualcuno pensi che voi avete delle cose da condividere che potrebbero essere utili per il pubblico. Insomma, speriamo che non vi abbiano interpellato solo perché qualcuno ha dato buca all’ultimo momento e non sapevano come rimediare. In tutti gli altri casi dovete innanzitutto pensare a qual è il vostro scopo principale: siete stati chiamati per insegnare qualcosa? O forse per incoraggiare e fare il motivatore? Dovete condividere una lezione di vita con persone che hanno avuto simili esperienze o che con tutta probabilità dovranno seguire un percorso analogo al vostro, magari in ambito medico o familiare? Siete stati invitati per parlare su un tema specifico a una conferenza imperniata su un argomento più generale? Dovete dimostrare un’abilità o una tecnica? Dovete introdurre brevemente un argomento o dare una breve spiegazione in merito a una questione durante un più articolato meeting? State preparando un discorso politico? Le ragioni per cui siete stati chiamati a palare potrebbero essere ancora molte altre e non sempre la pura informazione potrebbe essere il motivo più rilevante.

È chiaro, informare è una cosa importante, tuttavia potreste essere stati scelti perché avete un’abilità particolare, per il vostro background di competenze, per via delle vostre esperienze di vita, per la vostra formazione o anche solo perché avete una dote particolare nel comunicare con un determinato tipo di pubblico. Quindi dovete cercare di identificare la ragione per la quale voi, proprio voi piuttosto che chiunque altro, siete stati chiamati per tenere un discorso, breve o lungo che sia. Naturalmente il primo obiettivo di qualunque discorso è sempre quello di comunicare qualcosa ma per raggiungere il vostro obiettivo dovete essere in grado di identificare in maniera chiara e inequivocabile cos’è questo qualcosa.

In questo modo sarà più semplice anche quantificare il successo della vostra presentazione una volta che avrete concluso di parlare. Pensate alle ragioni che hanno indotto gli altri a invitarvi e a quelle che hanno spinto voi ad accettare. Elencate queste ragioni, sia le vostre che quelle di chi vi ha invitato, e vedrete che già questo semplice gesto vi aiuterà a raccogliere il materiale necessario per costruire la vostra presentazione e a eliminare il superfluo che non serve per centrare il vostro obiettivo.

2. Il vostro pubblico

Prima di definire in maniera esatta come farete a comunicare il vostro messaggio, dovete sapere a chi lo comunicherete. Raccogliete più informazioni possibili sul vostro pubblico ipotetico (età, cultura, livello di istruzione, esperienze simili e via dicendo) e poi calibrate la vostra presentazione in modo tale che risponda alle esigenze di quello. Le persone con cui avrete a che fare sono già dalla vostra parte? Se non è così molto probabilmente dovrete convincerle, magari vendere loro un prodotto e per ottenere ciò dovrete fare in modo che riescano a vedere le cose a modo vostro. Più saprete di loro, meglio riuscirete a usare le vostre argomentazioni.

Voi volete conquistarli e se riuscite a fare loro credere che questo è nel loro interesse, risulterete molto più convincenti. In una simile situazione, più sapete del loro background, delle loro opinioni e obiettivi, meglio riuscirete ad adattare la vostra presentazione. State insegnando qualcosa di altamente tecnico? Se cominciate ad usare un linguaggio troppo specialistico, magari di molto superiore alle competenze dei vostri ascoltatori, li perderete subito. Se invece il livello sarà troppo basso, li annoierete. In linea di principio dovreste cercare di capire qual è il terreno comune tra voi e loro e poi condurli con voi nel settore specialistico così da massimizzare le possibilità di apprendimento. Ricordate sempre che il vostro obiettivo è comunicare qualcosa e non solo sentire voi stessi parlare.

Quindi prendetevi un poco di tempo per riflettere sulle aspettative del vostro pubblico, sulle loro competenze e interessi. Un celebre docente di recitazione era solito dire: “amate il vostro pubblico e lui vi amerà”. Un punto molto pratico da tenere in considerazione è la valutazione di esigenze speciali che il vostro pubblico potrebbe avere. Con buona probabilità la disposizione della sala non sarà di vostra competenza ma se sapete per certo che alcuni dei vostri ascoltatori hanno bisogno, tanto per fare un esempio, delle sedia a rotelle, tenete la cosa in considerazione se progettate delle attività di gruppo o delle dimostrazioni. Se avrete a che fare con uditorio che parla più lingue invece, dovreste avere cura di parlare a un ritmo non troppo sostenuto cosicché i traduttori simultanei possano svolgere il proprio lavoro in serenità.

Se avete preparato molto materiale visivo e tra il vostro pubblico ci sono dei non vedenti, forse fareste bene a riorganizzare il vostro materiale e a essere più descrittivi con le parole. In alcuni workshop del settore formazione comunque, spesso vengono messi a disposizione gli strumenti necessari affinché tutti possano prendere parte all’evento allo stesso modo. In ogni caso conoscere il vostro pubblico vi aiuterà a rispondere meglio alle sue esigenze e quindi a preparare il vostro materiale nella maniera più appagante possibile. Inoltre vi preparerà mentalmente per le possibili distrazioni che si verranno a creare nella sala durante il vostro discorso. Più sapete dei vostri ascoltatori, meglio potrete comunicare con loro

3. La vostra materia e il vostro materiale

Il vostro pubblico sta lì per una ragione specifica: si aspetta di ricevere qualcosa da voi. Che si tratti di conoscenze, intrattenimento, nuove competenze, o qualunque altra cosa, i partecipanti hanno scelto di spendere una parte de loro prezioso tempo per ascoltarvi mentre parlate e non riavranno quel tempo indietro. Perciò abbiate rispetto per il loro tempo e siate consapevoli delle cose di cui state parlando. In altre parole dovete conoscere la materia di cui parlerete e non solo leggere una scaletta di appunti. Il pubblico è perfettamente in grado di distinguere tra una persona che sa ciò di cui sta parlando e un’altra che si limita a leggere degli appunti e a indicare un Power Point. Se ci fate caso chi parla molto spesso in pubblico per mestiere, spesso ha dietro di sé uno schermo ma raramente lo guarda, a meno che non debba indicare un diagramma specifico o simili. Molto più spesso queste persone mandano avanti la presentazione mentre parlano e lasciano al pubblico la possibilità di interpretare i dati visivi senza interrompere il discorso. In definitiva questi oratori conoscono il loro materiale e sanno con certezza cosa ci sarà sulla prossima slide senza aver bisogno di guardare gli appunti.

Avere dei materiali visivi è una buona idea ed effettivamente possono essere degli adeguati strumenti di supporto, tuttavia non possono prendere il posto di un oratore che conosce la propria materia e sa quello che sta dicendo. E se andasse via la corrente proprio mentre parlate? Ricordate: più siete preparati su quello che dovete dire, meglio gestirete qualunque imprevisto e avrete tanto rispetto in più da parte del vostro pubblico. Se si trattasse solo di leggere delle slide, infondo potrebbe farlo anche da solo, no? Chi è venuto ad ascoltarvi però, vuole imparare qualcosa da voi. Dominate la vostra materia e sarete pronti quando vi rivolgeranno delle domande al termine della vostra presentazione. E ricordate che le domande sono il segno più evidente che il vostro pubblico vi ha prestato attenzione ed era interessato a ciò che stavate dicendo.

Per concludere mettete tutto insieme

Se conoscerete i vostri obiettivi e il vostro pubblico potrete cucire il vostro materiale nella maniera più appropriata. Questi fattori, insieme alla quantità di tempo che vi viene concessa per parlare, vi aiuteranno a determinare l’esatta quantità di materiale che realisticamente potrete condividere. Fate gli studi e le ricerche necessari per prepararvi e vedrete che come risultato avrete tanta sicurezza in più e una maggiore capacità di comunicare e tutto questo prima di inserire degli extra nella vostra presentazione!

Post del forum consigliati

Recommended Posts

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search

essere-sicuri-di-se-stessifiducia-in-se-stessi