Come organizzare una giornata lavorativa

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Siete degli impiegati australiani e credete di essere troppo carichi di lavoro? Non rispondete immediatamente, sappiamo bene che per molti di voi la risposta è un sonoro si. Questo lo sanno bene anche i life coach, chiamati sempre più spesso dalle aziende per incrementare la produttività e migliorare il benessere degli impiegati. La verità è che molti impiegati passano troppo tempo a controllare le mail e questo si combina con inutili riunioni faccia a faccia e altre, molteplici distrazioni. L’unico momento in cui c’è il tempo per pensare e pianificare è la mattina presto, la notte o nel weekend.

Non è un problema prettamente australiano, anzi, studi e ricerche ne hanno mostrato la rilevanza globale rivelando che oltre duemilacinquecento compagnie nel mondo, collocate in oltre 90 paesi, lottano quotidianamente per adattarsi alle esigenze della moderna working class. Sicuramente i dati mostrano anche come gli impiegati siano effettivamente sovraccaricati da un flusso costante di informazioni che include email, riunioni, messaggi di testo, conferenze e altre innumerevoli distrazioni. La gente nella nostra epoca controlla il telefonino più di centocinquanta volte al giorno e questo aumenta le distrazioni, diminuisce la produttività ed amplifica lo stress. Gli impiegati moderni riescono a concentrarsi su un’attività al massimo per sette minuti consecutivi prima di passare a un’altra.

Le ricerche hanno inoltre rilevato che quasi il settanta per cento degli uomini d’affari concorda sul fatto che gli impiegati sono sovraccaricati e non riescono a dominare la mole di tecnologia nella loro vita, tuttavia solo il quattro per cento delle aziende ha investito in programmi per aiutare gli impiegati a gestire l’alluvione di dati da cui sono investiti ogni singolo giorno. Studi clinici hanno dimostrato come gli impiegati al giorno d’oggi:

–       non riescono ad avere un sonno di qualità per più di quattro ore a notte;

–       spendono il venticinque per cento circa del loro tempo settimanale in meeting non necessari, nel rispondere a email non urgenti e nel gestire al tre distrazioni;

–       sono dominati dallo stress (che riguarda il sistema nervoso simpatico) per oltre dodici ore al giorno;

–       sono solo a metà strada dal raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata;

–       sono costantemente connessi al lavoro e non riescono a staccarsi nemmeno la notte.

La “giornata tipo” di un impiegato

Sappiamo benissimo che per molti di voi i dati clinici risultano superflui poiché si può tranquillamente ritrovare nel quadro che abbiamo appena delineato. Scommettiamo che la vostra giornata lavorativa in ufficio procede più o meno così? Vi sedete alla vostra postazione e controllate l’email, anche se lo avete già fatto durante la colazione o mentre andavate a lavoro; allo stesso tempo aprite la pagina del vostro quotidiano preferito per vedere cosa succede nel mondo. Poi vi viene in mente del vostro amico in vacanza e, siccome ci tenete a sapere come sta, andate su Facebook per controllare e a questo punto che fate, non aggiornate il vostro stato? I primi quindici minuti di lavoro dunque sono bruciati.

Svaniti dietro ad attività improduttive. Ma la cosa non finisce qui. Stanchi sbadigliate e sentite il bisogno di andare a prendere un altro caffè. Arriva il ding di una nuova email, la controllate e poi rimbalzate su Twitter per vedere che succede in giro; ding,altra email:  è giunta l’ora di stampare i documenti per l’imminente riunione. Rispondete all’sms che vi è appena arrivato e poi rispondete al telefono: il vostro capo vuole che aggiorniate i documenti alla riunione con il cliente del giorno precedente. Una controllatina a Shazam, tanto per capire qual è la canzone che avete registrato al bar mentre prendevate il caffè e poi un salto su iTunes store per comprarla. Controllate il telefono per vedere se sono arrivati sms e poi di nuovo ding, un’altra email è arrivata. Caspita, la riunione è iniziata cinque minuti fa, vi fiondate fuori dalla sedia e vi precipitate nella sala riunioni, ding… La cosa sembra abbastanza ovvia: il modo in cui lavoriamo non funziona, specialmente per quel che riguarda produttività e sostenibilità. Se non ne siete ancora convinti ridate un’occhiata alla descrizione del vostro lavoro.

Anche se non sappiamo che lavoro fate, siamo certi che tra le sue mansioni non è incluso il controllo costante delle email dalla mattina alla sera o la partecipazione alle riunioni solo per distrarre i colleghi in tutti i modi che vi vengono in mente. Sicuramente la descrizione del vostro lavoro non prevede neanche che lavoriate fino a notte fonda per portare a termine il vostro vero lavoro. È chiaro che datori di lavoro e manager hanno la responsabilità di fornire agli impiegati sostegno e un’adeguata formazione per gestire il carico di lavoro, dando loro la possibilità di lavorare in una maniera più intelligente, d’altro canto però, voi potete fare qualcosa per riprendere in mano il controllo delle vostre vite, lavorative e non solo.  Ecco come.

1. Pianificate la vostra giornata

Tanto per cominciare cercate di identificare quali sono le cose importanti che dovete portare a termine entro oggi. Sappiamo che la cosa sembra semplice ma in realtà molte persone non fanno progetti e vengono travolte nei progetti altrui ogni giorno, mese ed anno della loro vita. Spendete cinque o dieci minuti per pianificare la vostra giornata e poi un paio di volte durante alla giornata fermatevi per valutare la lista.

2. Chiarite quali sono le priorità insieme al vostro capo

Non date per scontato che il vostro capo sappia che siete sovraccarichi di lavoro. Se avete troppe cose da fare è difficile capire cosa è importante e cosa non lo è. È buona abitudine sedersi regolarmente con il proprio capo e rivedere il carico di lavoro così da focalizzarsi su quello che veramente conta; così inoltre manterrete la comunicazione aperta e la cosa è sempre un vantaggio.

3. Riprendetevi il potere

Spegnete la suoneria e tutti i segnali delle notifiche, chiudete la connessione ad Internet e concentratevi su ciò che state facendo in un dato momento. Scrivete quel report, finite quel progetto, analizzate quei dati. Anche se lavorate nel più delirante e reattivo degli ambienti, cercate di lavorare per almeno sessanta minuti di fila al giorno e poi guardate quali sono i risultati che avete ottenuto.

4. Imparate a dire di no

Non siete stati assunti solo per rispondere di si a qualunque richiesta o domanda vi venga posta. Imparate a dire di no e smettetela di riempire la vostra giornata di attività di basso livello, insomma smettetela di ingrandire le sciocchezze. Siate realistici nel gestire le aspettative con gli altri e nello stabilire dei confini.

5. Cominciate presto

Per liberarvi del carico di lavoro eccessivo, cominciate a lavorare qualche ora prima per uno o due giorni (gli animali notturni dovrebbero cercare di addormentarsi con un paio di ore d’anticipo magari). Assicuratevi però che questa non diventi un’abitudine. La produttività consiste nel numero di ore lavorative impiegate a fare le cose giuste.

Promuovi il lavoro di squadra per raggiungere il successo

Molte organizzazioni riconoscono il bisogno dei propri lavoratori di essere parte di una squadra. Spesso vediamo la parola “team” nelle mail mandate ai gruppi oppure in apertura delle riunioni. Tuttavia il lavoro in team ha bisogno di funzionare alla perfezione per mantenere la stessa qualità delle competenze esercitate dal singolo.

 

I manager spesso propongono la competizione all’interno del team o cercano di far finta di non vedere i problemi che rischiano la coesione della squadra. Se questi vengono lasciati senza soluzione possono avere effetti catastrofici sui singoli membri e, di conseguenza, sull’intera organizzazione. Supportare la collaborazione è una strategia efficacie che darà benefici a tutta l’organizzazione. Ad ogni modo tutti possono far finta di essere collaborativi ma in realtà disinteressarsi completamente: la collaborazione richiede trasparenza, tempismo e pianificazione. Ti stupiresti di quali vantaggi porta un ambiente collaborativo.

 

  • Il potere dell’informazione: quando i colleghi condividono le informazioni in maniera collaborativa c’è trasparenza di intenti. Questo non solo fa lavorare in maniera migliore ma fa crescere la fiducia e diminuisce, sulla lunga distanza, i problemi da risolvere.
  • Sviluppo del talento: sviluppare il talento con il gruppo è un approccio efficace per aumentare la coesione tendendo ben presente che le persone sono la risorse migliore di cui un capo può disporre. Condividere le idee è una pratica consigliata: la conoscenza dei singoli potrà aiutare il gruppo a crescere e svilupparsi. È una situazione favorevole per tutti.
  • Sinergia: il saggio diceva “due teste sono meglio di una”. La collaborazione porta ad un aumento della qualità e la collaborazione crea sinergia. Quando due o più individui sono incoraggiati a condividere le idee e gli sforzi il risultato può essere veramente efficace e potente.

 

Per dare supporto alla collaborazione bisogna tenere a mente tre fattori chiave:

  • comunicazione efficace
  • fiducia
  • leadership di supporto

 

Se qualcuno di questi fattori manca la collaborazione può non sopravvivere o crescere con il tempo.

 

Consigli pratici:

  • Un ambiente collaborativo stimola la condivisione di idee e produce uno staff informato
  • La collaborazione stimola il talento e la sinergia
  • C’è bisogno di comunicazione, fiducia e una leadership di supporto.

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