Gestire il tempo efficacemente

In questo articolo ti spiego come gestire il tempo in modo efficace,

migliorando il tuo stile di vita e raggiungendo più facilmente i tuoi obiettivi

Sei davvero in grado di gestire il tempo? Tutti, nessuno escluso, hanno a disposizione ventiquattr’ore al giorno, non un minuto di più né uno in meno. L’unica cosa che puoi fare è gestire le cose che devi fare in modo tale da portare a termine i compiti più importanti e avere ancora del tempo libero per divertirti e rilassarti. Nessuno nasce sapendo come usare al meglio il proprio tempo, si tratta piuttosto di un’abilità che è necessario imparare e, al pari di tutte le altre competenze che hai appreso nella vita, esistono molti modi per gestire e ottimizzare  il tuo tempo e le tue attività.

Più sei consapevole del modo in cui usi, nel bene e nel male, le ore della tua giornata, meglio imparerai ad arginarne le perdite. Prima che te ne possa rendere conto, i secondi di tempo risparmiato cominceranno a fare la differenza.  Ecco alcuni suggerimenti base da cui partire:

  • smettila di procrastinare o annullare gli impegni; presto ti accorgerai che prima porti a termine le cose, meglio è;
  • sfrutta al meglio le tue abilità, anziché evitare le cose che devono essere fatte;
  • prendi il controllo: sei tu il padrone del tuo tempo, non le scadenze che adesso vedi come tue nemiche.

Sono queste le tre regole fondamentali per imparare a gestire il tempo efficacemente. Oltre a ciò ti vengono forniti qui sotto dieci suggerimenti che, se riuscirai a seguire, ti aiuteranno a fare più cose e ad avere di conseguenza più tempo per te stesso, per rilassarti e dedicarti alle tue passioni. Insomma la tua giornata ti sembrerà contenere più delle sue consuete ventiquattr’ore.

1. Fai delle liste per gestire il tempo al meglio

Puoi non crederci, ma la vecchia e un po’ disprezzata lista potrebbe essere una delle soluzioni per la gestione del tempo. Oltre ad essere un metodo semplice, scrivere ti aiuta a ricordare i tuoi impegni; pertanto è utile scaricare una delle tante applicazioni sul suo cellulare o avere un’agenda o un piccolo taccuino da portare con te infilandolo in borsa o nello zaino. Evita di elencare i tuoi impegni quotidiani in un taccuino sul quale annoti anche altro, procuratene uno che dedicherai specificatamente agli impegni che devi fronteggiare giorno per giorno. Ricorda di darti delle priorità e di non diventare vittima della procrastinazione. Scrivi quali sono le cose più importanti da fare nella giornata e poi falle! Un metodo davvero semplice ed efficace che ti aiuterà a rimanere motivato man mano che porti a termine i compiti più importanti della giornata è quello delle tre liste.

Non preoccuparti delle venti cose scritte sulla lista di domani, fidati, non riuscirai a farle oggi. Tanto per cominciare, ogni giorno, appena cominci a lavorare, fai tre liste delle cose che devi fare entro la giornata per un totale di tre elementi a lista. Nella prima lista includi tre cose che devi fare assolutamente entro la giornata, nella seconda quelle che devi fare se ne avrai il tempo (le cose importanti ma non indispensabili), nella terza tre cose che potresti fare eventualmente. Così non ti perderai mai nella lista cercando una cosa da fare, ma piuttosto procederai con ordine da un obiettivo all’altro portando a termine prima le cose più urgenti. Così facendo ti rimarrà anche del tempo libero e del tempo da dedicare alla tua vita. Evito, però, di indicare sulle tue tre liste gli appuntamenti che hai nel corso della giornata: si presuppone, infatti, che tu ci andrai, anche se non li hai segnati sulla lista. È d’aiuto, invece, indicare accanto a ogni impegno il tempo, presumibile o effettivo, necessario per la sua realizzazione. Qui di seguito un esempio concreto del metodo delle tre liste:

Da fare assolutamente oggi

  • Finire l’articolo sulla gestione del tempo (1 ora)
  • Chiamare il medico per fissare un appuntamento (10 minuti)
  • Scrivere tre articoli per il mio blog (1 ora e mezza) 

Da fare se ho tempo

  • Chiamare la scuola per procedere con l’iscrizione al corso (10 minuti)
  • Pulire la macchina prima della gita in montagna (1 ora)
  • Buttare giù una bozza per un nuovo racconto (45 minuti)

Da fare se riesco:

  • Finire di leggere il romanzo (2 ore)
  • Comprare il nome di dominio per il sito (15 minuti circa)
  • Progettare un nuovo blog e capire come svilupparlo  (1 ora)

2. Focalizzati, focalizzati, focalizzati

Cercare di fare più cose alla volta è un tipico atteggiamento dell’essere umano. Tutti, prima o poi, pensiamo, facendo più cose contemporaneamente, di risparmiare tempo prezioso. Non necessariamente è così. Il cervello umano, infatti, è programmato per lavorare meglio quando è concentrato su un’unica cosa. In realtà l’essere umano non è stato creato per essere “multitasking”. Di certo sei in grado di piegare la biancheria e guardare la televisione nello stesso momento, ma sono certo che guardare la televisione non rientrava nella tua lista delle cose fondamentali da fare e, in ogni caso, ci sono buone probabilità che tu abbia impiegato più tempo per piegare i panni. È meglio concentrarsi su qualcosa, portarla a termine e poi proseguire con la successiva cosa da fare.

3. L’importanza dei “tempi di mezzo”

I “tempi di mezzo” sono tutti quei momenti in cui hai finito di fare qualcosa e ti appresti a fare quella successiva. Guidare, camminare, andare in autobus, fare la doccia o semplicemente fare merenda sono tutti momenti buoni per pensare e pianificare. In questi frangenti valuta ciò che hai fatto e come potresti farlo meglio la prossima volta. Tira fuori il tuo taccuino e butta giù le tue idee in merito a ciò che secondo te deve ancora essere fatto. Seleziona mentalmente le tue priorità. I tuoi pensieri più utili e fruttuosi possono probabilmente venire elaborati proprio in questi “tempi di mezzo”.

4. Pianifica a lungo termine

Preso dalle vicissitudini della vita quotidiana, tu, come tanti, potresti dimenticare i tuoi obiettivi a lungo termine. I tuoi quali sono? Riserva un taccuino per gli obiettivi a lungo termine che intendi raggiungere, quelli che magari ti richiederanno anni di tempo prima di essere raggiunti. Alcuni potrebbero essere: finire di pagare la tua automobile, comprare una casa, fare un viaggio in Grecia, scrivere un romanzo o entrare a fare parte della classifica degli uomini più ricchi del mondo. Per farla breve qualunque siano i tuoi obiettivi a lungo termine mettili nero su bianco. Poi elenca tutti gli step che saranno necessari per raggiungerli. Anche se un passaggio ti suona ridicolo, scrivilo. Pensa ai tuoi obiettivi anche durante i tempi di mezzo di cui si è parlato poco sopra. Cerca di aggiungere tra le tue liste quotidiane almeno uno step a settimana tra quelli che ti sono necessari per raggiungere il tuo obiettivo. Presto ti accorgerai che stai facendo dei progressi verso il raggiungimento dell’obiettivo che ti sei preposto e che cambierà per sempre la tua vita.

5. Stabilisci le tue personali scadenze

La parola “scadenze” non deve terrorizzarti o disgustarti come se fosse una parolaccia. Le scadenze sono, infatti, i segnali visibili del tuo progresso lungo la via che hai intrapreso e sono lo strumento attraverso il quale scopri di avere concluso qualcosa, proprio in funzione del fatto che hai rispettato la scadenza. Non dimenticare che non sono gli altri a dover stabilire le tue scadenze, ma sei solo tu a doverle stabilire per te stesso e a prenderne il controllo. Se, ad esempio, devi consegnare un lavoro entro un mese, stabilisci una scadenza di tre settimane. Sfida te stesso, ma sii sempre realista allo stesso tempo. Non porti delle scadenze che sai non potresti mai essere in grado di rispettare. Stabilisci una scadenza che anticipi di qualche giorno quella indicata da chi ti ha commissionato il lavoro, così ti potrai rilassare mentre gli altri intorno a te si affannano per finire in tempo il lavoro.

6. Delega ogni volta che è possibile

Nessuno può fare tutto, mettitelo bene in testa.  Allo stesso modo nessuno può essere il migliore in ogni cosa che fa. Perciò ogni volta che è possibile, concentra il tuo tempo a fare le cose che ti riescono meglio e che riesci a fare e delega tutto il resto, anche se questo potrebbe voler dire chiedere a qualcun altro di condividere le tue fatiche domestiche o le tue responsabilità. Pensa a tutte le cose a cui dedichi tempo ogni giorno e a quelle che altri potrebbero fare meglio o più in fretta di te, a quel punto delega!

7. Trova le cose che ti fanno perdere tempo

Ti sei mai chiesto quanto tempo perdi su Internet? Tra un controllo alla posta elettronica, la lettura dei Twitter sulle ultime notizie e un po’ di pubbliche relazioni su Facebook, i minuti potrebbero diventare ore. Al giorno d’oggi esiste Rescue Time, un’app semplice da usare che traccia l’utilizzo che fai di Internet e ti mostra dove stai veramente perdendo il tuo tempo. L’idea è che se sai dove perdi più tempo, cambierai immediatamente le tue brutte abitudini, o almeno questo è il consiglio per gestire il tempo in modo efficace. Leggi anche Gestione del tempo: 10 consigli

8. Adotta il lavoro di squadra

Quando si parla di imparare a gestire il tempo, spesso s’intende non solo il proprio, ma anche quello delle persone che lavorano con te. Un team ben strutturato, infatti, può realmente aiutarti a portare a termine il tuo lavoro più in fretta. Se c’è un lavoro che ha bisogno di un lavoro di squadra, non esitare a formarla. Ma attento, non tutti i gruppi di persone formano e lavorano come un “team”. Un team, infatti, si caratterizza per il fatto di avere un chiaro obiettivo comune sul quale tutti i suoi membri convergono, sviluppa una buona comunicazione e un chiaro accordo sulle rispettive mansioni. Ma se una squadra possiede tutte queste caratteristiche, allora i risultati sono garantiti.

9. Evita il burnout

Il burnout è l’evento che si verifica quando, avendo bruciato la candela da entrambe le estremità, non c’è più cera a disposizione e la candela risulta inutilizzabile. In altre parole, quando sei così stanco che non riesci proprio a far nulla. Le cose che ti piaceva fare prima non sono più così divertenti, non hai voglia di vedere gente, parlare o rispondere al telefono, addirittura potresti non trovare nemmeno la forza di fare una doccia o mangiare. Già, a volte si può davvero arrivare a toccare il fondo per la troppa stanchezza. Tuttavia se deciderai di seguire i consigli che ti abbiamo dato dal punto 1 al punto 8 e, infine quello che  segue, ovvero il punto 10, oltre a imparare a gestire il tempo in modo ottimale, non sperimenterai mai il burnout.

10. Abbi cura di te stesso, mangia un dolce, divertiti!

Ricordati sempre che la vita dove essere prima di tutto una gioia! Solo lavoro e nessuno spazio per il gioco e il divertimento ti trasformerà in una persona noiosa e infelice. Fai delle pause, pratica un poco di attività fisica quotidianamente, esci, ordina un dolce come antipasto quando vai a cena fuori. Tieni una lista delle piccole ricompense che desideri: i libri che vuoi leggere, i film che desideri vedere, i CD che intendi acquistare. Quando raggiungerai un risultato, completato un compito o terminato un lavoro prima della scadenza, o semplicemente sarai riuscito a guadagnarti una mezz’ora di tempo durante la settimana, allora è il momento di ricompensarti con qualcosa presente nella tua lista dei desideri. Magari potresti usare il metodo Martini di Anthony Burgess, l’autore di “Arancia meccanica”. Egli si diede come obiettivo quello di scrivere mille parole al giorno e poi di concedersi un Martini. Che ti piaccia il Martini o no, il metodo di ricompensare te stesso funziona. A questo proposito ti consiglio di leggere l’articolo: “Perché fare una vacanza ti farà lavorare meglio”

Imparare a gestire il tempo correttamente potrebbe essere una delle cose più importanti che riuscirai a fare nella tua vita. Perché non cominci da subito?

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